Smlouva o zprac. osobních údajů
- Předmět a účel smlouvy
- Objednatel (dále jen jako „Správce“) a Zaslat s.r.o. (dále jen jako „Zpracovatel“ nebo „Poskytovatel“) na základě smluvního vztahu, jehož je tato smlouva přílohou, spolupracují v oblasti obstarání přepravy Zásilek z místa odeslání do místa doručení, včetně provedení dalších úkonů s přepravou souvisejících (dále jen „Objednávkový systém“).
- V rámci této spolupráce dochází k předání osobních údajů Odesílatelů a Příjemců, kdy tyto údaje poskytuje Správce a Zpracovatel osobní údaje pro Správce dále zpracovává, a to výhradně za účelem obstarání doručení Zásilky dle uzavřené smlouvy se Správcem, a v mezích této smlouvy o zpracování osobních údajů (dále jen „Zpracovatelská smlouva“ nebo „Smlouva“).
- Poskytovatel je ve vztahu k osobním údajům Odesílatelů a Příjemců zpracovatelem dle čl. 28 GDPR, pokud nejsou zároveň i Objednatelem. Objednatel je Správcem těchto údajů.
- Zpracování osobních údajů
- Poskytovatel vystupuje jako zpracovatel osobních údajů pro správce osobních údajů - Odesílatele a je pro něj oprávněna zpracovávat následující osobní údaje Odesílatelů a Příjemců:
- jméno a příjmení
- kontaktní údaje
- adresa
- e-mailová adresa
- telefonní číslo
- bankovní spojení (číslo bankovního účtu pro účely vyplácení dobírky)
- informace o identifikaci zásilky v nezbytném rozsahu
- (dále jen „Osobní údaje“)
- Zpracovatel pro správce nezpracovává žádné zvláštní kategorie osobních údajů.
- Poskytovatel se zavazuje pro Uživatele zpracovávat Osobní údaje v rozsahu a za účelem stanovenými v této Smlouvě. Prostředky zpracování budou automatizované. Poskytovatel bude v rámci zpracování Osobní údaje shromažďovat, ukládat na nosiče informací, uchovávat a likvidovat.
- Předání Osobních údajů probíhá tak, že Správce pomocí Objednávkové systému, buď přímým zadáním, nebo elektronicky pomocí API rozhraní Správce, vloží data o Zásilce a uvede také Osobní údaje, které jsou pro umožnění poskytování služeb nezbytné - tedy obstarání přepravy Zásilek provedení dalších úkonů s přepravou souvisejících (dále jen „Služba“).
- Správce je oprávněn rozšířit účel zpracování v souladu se zákonem, kdy pokyn k dalšímu zpracování lze Zpracovateli sdělit pouze písemnou formou – za tu se považuje rovněž emailová komunikace smluvních stran adresovaná oprávněným osobám.
- Osobní údaje je možné zpracovávat pouze na pracovištích Poskytovatele nebo jeho Podzpracovatelů a to i mimo území Evropské unie.
- Práva a povinnosti Zpracovatele
- Zpracovatel se zavazuje pro Správce zpracovávat Osobní údaje poskytnuté Objednatelem, to vše po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Poskytovatelem a Objednatelem a z uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu za účelem obrany jeho práv a povinností.). Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy, na základě pokynů Správce a v souladu se zájmy Správce a Zpracovatel nebude využívat zpracovávané Osobní údaje pro vlastní potřebu, která nesouvisí s vlastní přepravou.
- Zpracovatel se zavazuje, že technicky (např. šifrování či jiné vhodné a potřebné prostředky) a organizačně zabezpečí ochranu zpracovávaných Osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití a aby byly personálně a organizačně nepřetržitě po dobu zpracovávání údajů zabezpečeny veškeré povinnosti zpracovatele Osobních údajů, vyplývající z právních předpisů.
- Přijatá technická a organizační opatření odpovídají míře rizika. Zpracovatel pomocí nich zajišťuje neustálou důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování, a včas obnovuje dostupnost Osobních údajů a přístup k nim v případě fyzických či technických incidentů.
- K Osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby Zpracovatele a Poddodavatelů dle čl. D. 2 této Smlouvy, které budou mít Zpracovatelem stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů a každá taková osoba bude přistupovat k Osobním údajům pod svým jednoznačným identifikátorem.
- Poskytovatel bude uživateli nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění uživatelovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů stanovených v GDPR, stejně tak při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 GDPR, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Poskytovatel k dispozici.
- Zpracovatel poskytne Správci veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti podle této Smlouvy a GDPR.
- Zpracovatel se zavazuje na výzvu Správce opravit, aktualizovat, smazat nebo přemístit Osobní údaj dle pokynu Správce bez zbytečného odkladu od takové výzvy.
- Zpracovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných Osobních údajích, zejména je nesmí zveřejňovat, šířit, či předávat dalším osobám mimo osoby v zaměstnaneckém poměru se Zpracovatelem nebo jiným oprávněným osobám, jež jsou zpracováním Osobních údajů pověřeny. Zpracovatel je povinen zajistit, aby také jeho zaměstnanci a jiné oprávněné osoby dodržovali závazek mlčenlivosti.
- Jakékoliv podezření ohledně porušení zabezpečení Osobních údajů nebo ohledně jiného neoprávněného přístupu k Osobním údajům je povinen Správce nejpozději do 24 hodin od zjištění hlásit emailem administrátorovi Správce.
- Poruší-li Zpracovatel jeho povinnosti založené Smlouvou, odpovídá za veškerou škodu jím zaviněnou. Zpracovatel odpovídá i za škodu způsobenou porušením této Smlouvy zaměstnanci Zpracovatele.
- Práva a povinnosti Správce
- Správce se zavazuje neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z této Smlouvy na a poskytnout Zpracovateli součinnost nezbytnou pro plnění této Smlouvy.
- Správce uděluje povolení se zapojením subdodavatele (dále jenom „Podzpracovatel“) jakožto dalšího zpracovatele podle čl. 28 odst. 2 GDPR. Správce dále uděluje Zpracovateli obecné povolení zapojit do zpracování dalšího zpracovatele Osobních údajů. Zpracovatel musí uložit svým Podzpracovatelům v postavení zpracovatele Osobních údajů stejné povinnosti na ochranu Osobních údajů, jak jsou stanoveny v této Smlouvě. Neplní-li uvedený Podzpracovatel své povinnosti v oblasti ochrany údajů, odpovídá Správci za plnění povinností dotčeného Podzpracovatele Zpracovatel.Zpracovatel momentálně využívá následující Podzpracovatele:
- dopravce, jejichž služby jsou potřebné pro poskytování jednotlivých služeb, zejména General Logistics Systems Czech Republic s.r.o., Direct Parcel Distribution CZ s. r. o., TOPTRANS EU, a.s., UNITED PARCEL SERVICE CZECH REPUBLIC, s. r. o.,
- výdejní místa a jejich provozovatelé, jejichž služby jsou potřebné pro poskytování Služeb,
- další Podzpracovatelé, jejichž využití je potřebné pro činnost Služeb, zejména hostingové a cloudové služby.
- Má-li Zásilka místo doručení mimo území EU, souhlasí Správce s předáním Osobních údajů Podzpracovateli se sídlem mimo území EU.
- Závěrečná ustanovení
- Zpracovatel je povinen na žádost Správce vymazat všechny Osobní údaje a jejich kopie, ledaže právní předpisy stanoví povinnost k uložení takových Osobních údajů.
- V případě ukončení Zasílatelské smlouvy a uplynutím doby uvedené v čl. C. 1 je Zpracovatel povinen provést likvidaci Osobních údajů, které mu byly poskytnuty na základě této Smlouvy.
- Kontaktní údaje Poskytovatele ve věcech týkajících se této Smlouvy: +420 511 112 555, info@zaslat.cz.
- Vztahy touto Smlouvou výslovně neupravené se řídí GDPR a právním řádem České republiky.
- V případě, že námitka subjektu údajů dle čl. 21 odst. 1 GDPR určená Zpracovateli bude shledána oprávněnou, zavazuje se Zpracovatel odstranit neprodleně od písemné výzvy Správce závadný stav. Za písemnou se považuje rovněž emailová komunikace stran.
- Pokud je jakékoli ustanovení Smlouvy nebo její část považována z jakéhokoli důvodu za neplatnou, bude pro daný účel považována za vypuštěnou. Tato skutečnost nemá vliv na platnost zbývajících částí Smlouvy.
- Zpracovatel je oprávněn tuto Smlouvu změnit. Zpracovatel je povinen bez zbytečného odkladu zveřejnit novou verzi Smlouvy na svých internetových stránkách, popř. zašle novou verzi Správci na jeho e-mailovou adresu.
Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 25.05.2018.