Důležitou součástí procesu prodeje zboží je jeho efektivní odeslání zákazníkovi. Za tímto účelem je třeba využít služeb kurýra, který zajistí doručení objednávky na cílovou adresu. Na co se zaměřit při nastavování dopravních služeb pro svou firmu a jak je správně vyúčtovat? V tomto článku se podíváme na to, jak vybrat toho správného dopravce a jak kurýrní služby účtovat.
V dnešní době, kdy dochází k rozmachu e-commerce trhu, hrají kurýrní služby klíčovou roli. Pro podnikatele je důležité efektivní nastavení využívání těchto služeb i jejich správné účtování. Ujistěte se, že máte správně vypočítané daně, a předejděte tak případným nepříjemnostem při jednání s finančním úřadem.
S jakou službou odeslat balík?
Pojďme začít s tím jednodušším – jak správně vybrat vhodného dopravce, který doručí zásilku vašim zákazníkům. Každý dopravce nabízí jiné podmínky a způsoby doručení. Při výběru berte v potaz velikost zásilky a podívejte se na maximální povolené rozměry jednotlivých dopravců v případě, že odesíláte velké a těžké balíky. Zohledněte také cílovou destinaci. Jsou vaši zákazníci z České republiky, Slovenska, EU, nebo ze zbytku světa? Vybírejte kurýrní službu i podle toho. V úvahu můžete vzít i preferovaný způsob převzetí zásilky a rychlost dodání.
Odesíláte různé balíčky do různých míst? Platforma Zaslat a její Manažer zásilek vám umožní vybírat z 10 nejvýznamnějších dopravců a díky tomu můžete zohlednit všechny výše uvedené parametry. Vyberte si dopravce dle velikosti balíku, jeho finální destinace i způsobu doručení. Vytvořte si logistické procesy, které vám usnadní práci.
Svozová adresa, nesvozová adresa a podací místo: Odkud odeslat zásilku
Když už víte, jak rozměrné jsou vaše zásilky a kam je budete odesílat, je třeba se rozhodnout, odkud a jak často budou vaše balíčky cestovat. Jaký je rozdíl mezi svozovou adresou, nesvozovou adresou a podacím místem? Čtěte dál.
Nesvozová adresa: Slouží pro jednorázové vyzvednutí. Kurýr doveze štítky a naúčtuje si pick-up příplatek.
| + | – |
| Máte jednorázovou objednávku, kterou potřebujete rychle odbavit. | Nákladnější řešení při pravidelném využívání z důvodu pick-up příplatku. |
| Objednáte kurýra a o nic dalšího se nemusíte starat. |
Podací místo: Sami si vytisknete štítek na balík a odevzdáte svoji zásilku na podacím místě, odkud si ji přebere kurýr. Na Zaslat najdete přes 22 tisíc podacích a výdejních boxů, ze kterých si můžete vybírat.
| + | – |
|---|---|
| Široký výběr podacích míst. | Při větším množství objednávek může být komplikovanější dopravit zásilky do výdejního místa. |
| Můžete odbavit větší množství zásilek najednou. | |
| Ekonomičtější řešení. |
Svozová adresa: Jedná se o místo, kde kurýr pravidelně či nepravidelně vyzvedává zásilky k odeslání. Může to být vaše firma, sklad ale i domov. Sami si vytisknete štítky a připravíte balíky pro kurýra. U dopravců PPL, GLS, WE|DO, DPD si ji můžete nastavit v Manažeru zásilek.
| + | – |
|---|---|
| Snadno si ji nastavíte v Manažeru zásilek. | Závislost na čase příjezdu kurýra. |
| Ušetříte za pick-up příplatek. | Pokud kurýr nejezdí každý den, potřebujete mít prostor pro skladování zásilek k odeslání. |
| Jednoduché a rychlé řešení. | |
| Jednorázový, nebo pravidlený svoz. |
Připraveno, odesláno! Jak neztratit přehled o svých zásilkách?
Zásilka je zabalená, oštítkovaná a předaná kurýrovi. Co teď? Můžete počkat na potvrzující e-mail, že si adresát balíček převzal, nebo se můžete podívat do svého Manažeru zásilek a sledovat všechny zásilky tam. Vyfiltrujte si je tak, jak potřebujete.
A co když se vyskytne problém? V případě potíží musíte většinou kontaktovat konkrétního dopravce a situaci řešit s ním. Ne když používáte Manažer zásilek od Zaslat! U nás vidíte všechny balíčky v jednom systému a v případě komplikací stačí zavolat na naši Zákaznickou péči. Telefonní číslo najdete v aplikaci a naši kolegové jsou vám k dispozici mezi 8:00 a 16:00 od pondělí do pátku.
Odesílejte vaše balíčky ještě rychleji! Propojte Manažer zásilek se svým e-shopem a odesílejte objednávky hromadně. Se Zaslat budete připraveni i na hektickou předvánoční sezónu. Reagujte rychle na přeplněné boxy a vyberte si dopravce, který má zrovna kapacity.
Jak správně vyúčtovat kurýrní služby
Výše jsme si řekli, jak odeslat vaše zásilky co nejefektivněji. Pojďme se teď podívat na následující krok, a tím je vyúčtování kurýrních služeb. Účtování není složité, ale řídí se určitými pravidly, které je třeba pochopit. Takže jak na to?
Česká pošta, nebo kurýr – jaký je rozdíl?
Ač se může zdát, že nezáleží na tom, od které firmy si poštovní služby zakoupíte, existuje tu jeden drobný rozdíl, o kterém je dobré vědět.
Česká pošta: Účtování poštovních služeb poskytovaných Českou poštou se řídí specifickými pravidly. K zaúčtování těchto výdajů není nutná faktura s DPH – stačit vám bude doklad o zaplacení, tedy například potvrzení o odeslání dopisu nebo balíku. Při větším počtu zásilek můžete provést hromadné účtování prostřednictvím interního dokladu (ID), nebo na základě záznamu v podací knize. Tyto výdaje se účtují ve sloupci 13 „Ostatní výdaje” v Deníku příjmů a výdajů.
Další poskytovatelé: Jinak vypadá situace při využívání služeb ostatních kurýrních společností. Zde je nutné mít fakturu s DPH, na jejímž základě můžete účtovat náklady v Deníku příjmů a výdajů a odečíst daň z přidané hodnoty. V závislosti na povaze služby lze tyto náklady účtovat jako „Vedlejší náklady na pořízení” ve sloupci 11 Deníku příjmů a výdajů, nebo jako ostatní výdaje související s podnikáním ve sloupci 13. Důležité je, aby faktura od dopravce přesně uváděla i číslo objednávky – to vám usnadní přiřazení dokumentu ke konkrétním službám.
Plátce, nebo neplátce DPH
Kurýrní služby jsou zdaněny základní 21% sazbou DPH. Pokud obchodník prodává zboží a využívá kurýrní služby k doručení zákazníkovi, náklady na dopravu obvykle hradí zákazník sám. V takovém případě kurýrní služba představuje jak náklady na dosažení příjmu, tak příjem pro podnikatele. Pro podnikatele, kteří jsou plátci DPH, je tato částka neutrální, protože ji mohou odečíst z daně.
V případě mezinárodních kurýrních služeb je třeba seznámit se s pravidly ohledně DPH, které se mohou lišit v závislosti na zemích zapojených do transakce.
Jak zahrnout náklady na kurýrní služby do ceny zboží?
Vzhledem k tomu, že náklady na dopravu zpravidla hradí kupující, jsou tyto náklady připočteny k ceně zboží a zdaněny podobně jako jiné náklady, například pojištění dopravy nebo provize. Při prodeji zboží zdaněného různými sazbami DPH lze náklady na dopravu rozdělit poměrně podle podílu jednotlivých daňových sazeb na celé objednávce. V praxi se náklady na dopravu na faktuře uvádí buď jako samostatná položka, nebo jsou započítány přímo v ceně zboží. V obou případech představuje platba za dopravu jak náklad, tak příjem podnikatele.
V některých případech lze použít plnou moc k podání zásilky jménem klienta a převést tak smlouvu s dopravcem na klienta. Majitel internetového obchodu pak nemá odpovědnost za účtování DPH a firma nemusí tento výdaj zapisovat do Deníku příjmů a výdajů.
Kdy účtovat poštovní služby jako náklad?
Kurýrní služby lze zahrnout do nákladů na dosažení příjmů, pokud přímo souvisí s činností firmy, tedy například s prodejem přes e-shop. Pamatujte ale na to, že ne každá kurýrní zásilka se automaticky do této kategorie kvalifikuje (například objednání kurýra online obchodem k odeslání dokumentů obchodnímu partnerovi nebo zaměstnanci). Důležité je prokázat souvislost konkrétního výdaje a příjmu firmy a s podnikáním.
Praktické tipy, na které je třeba pamatovat při úhradě nákladů na dopravu
- Dokumentace: Vždy uchovávejte důkazy o odeslání zásilek a faktury s DPH od kurýrních společností a dokumentujte účel daného výdaje (např. doručení zboží zákazníkovi, zaslání dokumentů souvisejících se zaměstnáním zaměstnanci).
- Hromadné účtování: V případě pravidelných zásilek zvažte hromadné účtování pro zjednodušení procesu, tedy vytvoření souhrnu obsahujícího denní nebo měsíční souhrn všech vynaložených nákladů na kurýrní zásilky.
- Rozdělení nákladů: V případě zásilek zdaněných různými sazbami DPH náklady rozdělujte poměrně podle podílu jednotlivých daňových sazeb na celé objednávce.
Jedna platforma na všechno: Manažer zásilek od Zaslat se postará o odeslání balíků i vyúčtování
Spolupracujete s více dopravci současně? Pak také máte nejspíš velké množství faktur, které musíte zaúčtovat. Logistická platforma Zaslat vám neusnadní práci jenom s odbavováním vašich objednávek, ale i s vyúčtováním kurýrních služeb tím, že pro vás vystavuje faktury. Můžete tak všechny výdaje spojené s kurýrními službami – včetně nákladů na pojištění zásilek nebo nákup materiálu potřebného k jejich zabalení – zaúčtovat v rámci jedné platformy.
Snižte počet vašich faktur, urychlete jejich zpracování a získejte čas potřebný na rozvoj vašeho podnikání.
